Соблюдение профессиональных рекомендаций позволит снизить риск споров с работниками, а также избежать штрафов и незапланированных проверок трудовой инспекции. График фиксирует очередность отпусков и служит инструментом планирования рабочей деятельности на следующий год. Этот документ является обязательным для многих работодателей. За его отсутствие предусмотрена административная ответственность согласно ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Первый проступок влечет предупреждение либо наложение штрафа, который для организации может составить до 50 тыс. рублей. Повторное нарушение может привести к дисквалификации должностных лиц сроком от одного до трех лет и (или) штрафу до 70 тыс. рублей.
Количество исключений ограничено
- Если у вас микропредприятие, включая работодателей индивидуальных предпринимателей, до 15 сотрудников, или некоммерческая организация, то вы применяете типовые трудовые договоры, и отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков. В таком случае, в трудовом договоре указывается, что отпуск предоставляется работнику по письменному соглашению. Соответственно, каждый раз при уходе сотрудника в отпуск или изменении даты отдыха, фирме придется заключать с работниками новые письменные соглашения (ст. 309.2 ТК РФ).
- Новые компании могут не составлять график на тот год, когда открылись. Пример: если компания создана в марте 2025 года, то в этом случае первый график отпусков необходимо утвердить не позже 17 декабря. Текущий график на 2025 год может составляться по мере найма сотрудников, но это именно право, а не обязанность компании.
- Также не обязаны составлять графики отпусков работодатели — физические лица. В письменный трудовой договор в этом случае в обязательном порядке включаются: режим работы, порядок предоставления выходных дней и ежегодных оплачиваемых отпусков. Если вы нанимаете горничную или садовника для собственного дома, график не нужен. Но по смыслу ч. 5 ст. 20 ТК РФ к работодателям, физическим лицам, относятся в том числе и индивидуальные предприниматели, зарегистрированные в установленном порядке. Соответственно, освобождаются ли от составления графика отпусков все ИП, или только те, которые включены в реестр субъектов МСП как микропредприятия (ст. 309.2), вопрос спорный. В связи с этим рекомендуем работодателям не отказываться от составления графика отпусков.
Как оформить и утвердить график отпусков
Можно пользоваться унифицированной формой № Т-7, согласно Постановлению Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или разработать и утвердить собственную. Важно, чтобы индивидуальный шаблон включал все обязательные сведения, и был подписан руководителем или другим уполномоченным в компании лицом.
График отпусков на 2026 год составляется заранее. Конкретные сроки составления документа определяются работодателем самостоятельно и могут быть зафиксированы во внутренней документации компании, например, в положении об отпусках либо ином локально-нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст.22 ТК РФ).
Главное, утвердить график не позднее чем за две недели до начала нового года, то есть до 17 декабря 2025 года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Если в организации есть профсоюз, проект графика направляют до утверждения на согласование.
Если вы составите и утвердите график отпусков в ноябре, нарушений не будет, но за месяц могут поменяться сведения о работниках, и придется вносить дополнительные изменения.
При формировании графика учитывайте, что есть категории работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время, среди которых — несовершеннолетние сотрудники; многодетные родители с детьми до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет; беременные женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него; почетные доноры России; чернобыльцы; супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом, и некоторые другие.
В коллективном договоре или других локальных актах компании могут быть предусмотрены дополнительные льготы для различных категорий сотрудников, таких как одинокие матери, пенсионеры и другие. Целесообразно заранее взять у таких работников заявления с пожеланиями относительно времени отдыха, и отразить их в графике отпусков. При этом следует учесть, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. Также за год работники могут перейти в категорию «льготных». Пример: у водителя родится ребенок, и он захочет уйти в отпуск вне очереди , чтобы помогать супруге, пока та находится в отпуске по беременности и родам, а в данном случае работодателю придется пойти навстречу сотруднику.
Днем начала отпуска может быть любой день, в том числе и праздничный, но такие дни в число дней отпуска не включаются. Интересно, что в законе нет прямого предписания указывать в графике отпусков точные даты начала отпусков, однако Трудовой кодекс устанавливает обязанности работодателя, связанные с предоставлением отпуска. К таким относятся уведомление за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ) и выплата «отпускных» не позднее чем за три дня (ч. 9 ст. 136 ТК РФ) до начала отпуска.
Рекомендуем указывать в графике точные даты отпусков. Роструд в письме от 16.08.2024 № ПГ/17241-6-1 и от 25.10.2024 № ПГ/20978-6-1 придерживается той же позиции: понятие «график» отпусков в соответствующем определении подразумевает указание в нем соответствующих периодов отпуска, период же, в свою очередь, подразумевает конкретные даты начала и окончания.
Топ нарушений работодателей при оформлении ежегодных отпусков: «что делать нельзя».
- Вносить в локальный нормативный акт положение, согласно которому отпуска работникам предоставляют только частями (например: каждая часть не превышает 14 календарных дней). Также незаконным является исключительно в выходные дни. Такие условия снижают уровень гарантий, предоставляемых работникам Трудовым кодексом. Изначально у работника есть право на использование отпуска полной продолжительности. Правильно указывать: «По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней».
- Делить отпуск на части без согласования с работником. Разделение ежегодного оплачиваемого отпуска возможно только по взаимному согласию работника и работодателя, а не по указанию какой-либо из сторон трудового договора.
Если стороны не могут прийти к соглашению о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, то такой отпуск должен быть предоставлен целиком (неделимой частью). - Игнорировать действующий график, не предоставлять оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, а также не предоставлять ежегодный отпуск работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст.124 ТК РФ).
Если работодатель не соблюдает требование законодательства о предоставлении отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время либо нарушает утвержденный график отпусков, работники вправе обратиться за защитой в органы по рассмотрению трудовых споров — комиссию по трудовым спорам, ГИТ или суд (ст. 382, 391 ТК РФ).
- Указывать в графике отпусков только обязательные отпуска продолжительностью 28 дней. Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.